A planilha estava aberta na tela e tinha 143 linhas. O sócio rolou até o fim, voltou ao topo, e disse a frase que vai travar setembro em metade dos escritórios do país: “a gente vai ter que olhar um por um”.
Não vai. E é exatamente aí que o prazo se perde.
Uma análise honesta de enquadramento de IBS e CBS leva de trinta a quarenta minutos por CNPJ — puxar o faturamento dos últimos doze meses, separar o que é venda para pessoa jurídica, entender se o comprador aproveita crédito, rodar a alíquota efetiva, escrever a recomendação. Quarenta minutos vezes 143 clientes dá noventa e cinco horas. Duas semanas e meia de trabalho integral, sem atender telefone, sem fechar folha, sem entregar obrigação nenhuma. Em setembro. Que também tem DAS, DCTFWeb e as mesmas urgências de sempre.
Por isso a triagem da carteira do Simples Nacional na reforma tributária é o problema real, e não o cálculo. O gargalo de setembro não é analisar. É saber quais empresas merecem ser analisadas. E essa pergunta se responde com dado que você já tem, em minutos, antes de abrir qualquer simulador.
O primeiro filtro não é uma conta. É uma lista.
Os simuladores que vieram nos sistemas contábeis calculam bem. Todos eles, porém, começam num campo em branco esperando você digitar um CNPJ. A escolha de qual CNPJ digitar continua sendo sua, uma por vez, no chute do “acho que esse aqui é B2B”.
A triagem inverte a ordem. Ela não pergunta “quanto essa empresa economiza”. Pergunta “essa empresa tem alguma chance de a resposta ser sim?”. São perguntas de custo completamente diferente: a primeira exige apuração, a segunda exige cadastro.
E o cadastro está todo à mão: anexo do Simples, CNAE principal, porte, situação cadastral, faixa de receita bruta e o perfil de clientes que o escritório conhece de cabeça. Nada disso precisa ser calculado. Precisa ser lido em ordem.
A ordem importa mais do que parece. Cada camada precisa ser a mais barata possível, para que a camada seguinte trabalhe sobre um número menor. Você não classifica perfil de cliente de 143 empresas — classifica de 68, depois de 37, depois de 25.
Camada 1: o descarte automático, sem julgamento nenhum
A primeira passada não envolve opinião. É filtro de cadastro puro, e derruba mais gente do que qualquer contador imagina antes de fazer.
Sai o MEI. Naquela carteira de 143, eram 61 nomes — 43% do total. O MEI recolhe valor fixo, opera em volume que não sustenta apuração por fora e, na prática, o custo de virar contribuinte regular de IBS e CBS supera com folga qualquer crédito que ele consiga transferir. Sessenta e um clientes que saem da fila antes das nove da manhã.
Saem as empresas com situação cadastral irregular: baixadas, inaptas, suspensas. Não há decisão a tomar sobre um CNPJ que não vai emitir nota em 2027 — mas vale a linha de registro, porque essa mesma lista costuma revelar duas ou três empresas que ninguém no escritório sabia que estavam inaptas.
Saem as que já não são do Simples. Lucro Presumido e Lucro Real não têm janela de setembro; eles já apuram por fora. É óbvio quando dito em voz alta e, mesmo assim, é o erro mais comum de quem monta a lista por memória.
E saem as sem movimento — receita zero nos últimos doze meses. Sem faturamento não há crédito a transferir, e não há a quem transferir.
Nessa carteira, as quatro regras juntas eliminaram 75 clientes. Restaram 68 sem que ninguém tivesse pensado em imposto ainda.
Camada 2: quem vende para o consumidor final sai da fila
Agora entra julgamento, mas é um julgamento de uma pergunta só: o cliente do seu cliente tem onde usar crédito?
Pessoa física não se credita. Ponto final. A padaria da esquina, o restaurante, o salão, a academia, a loja de rua, o consultório que atende particular, a oficina que arruma o carro do vizinho — todos vendem para quem não vai lançar crédito nenhum de IBS ou CBS. Sair do DAS para transferir um crédito que ninguém aproveita é assumir apuração por fora, obrigação acessória nova e risco de erro em troca de exatamente nada.
Essa é a camada mais gorda depois do MEI. Na carteira das 143, foram 31 empresas. Sobraram 37.
Repare que aqui a resposta é quase sempre “fica no DAS”, e isso é uma boa notícia: significa que a decisão certa, para a maior parte da sua carteira, é a decisão de não fazer nada. O trabalho não é convencer ninguém a optar. É achar os poucos para quem optar muda a conta.
Camada 3: o B2B pequeno demais para valer a complexidade
Sobra um grupo incômodo: empresas que vendem para pessoa jurídica, sim, mas pouco. A gráfica que fatura 92% para consumidor final e 8% para dois escritórios. A confecção com uma venda corporativa por trimestre.
Tecnicamente elas transferem crédito maior no regime regular. Economicamente, não compensa: o ganho do adquirente é marginal, não muda a relação comercial, e o custo recai inteiro sobre o seu cliente — apuração mensal por fora, novas obrigações, mais superfície de erro.
Não existe corte oficial aqui, e quem disser que existe está inventando. O que existe é o critério do seu escritório, que você define uma vez e aplica igual para todo mundo: por exemplo, receita B2B abaixo de um determinado percentual do faturamento ou abaixo de um valor anual mínimo. Escolha o número, escreva o número, use o número. Um critério medíocre aplicado de forma consistente vale mais que um critério ótimo aplicado por humor.
Foram 12 empresas nessa faixa. Restaram 25.
A fila quente: 19 nomes que valem a sua hora
Dos 25, dezenove eram claramente urgentes. O perfil é reconhecível: faturamento relevante para pessoa jurídica no Lucro Real ou Presumido que aproveita crédito; margem apertada, porque margem apertada transforma diferença de crédito em diferença de preço; e setor com concorrente direto fora do Simples, porque é ali que o comprador compara.
Metalúrgicas, prestadores de serviço industrial, distribuidoras, terceirizadas de manutenção, transportadoras de carga fechada, softwares vendidos para empresa. Dezenove análises a quarenta minutos dão treze horas. Um dia e meio de trabalho, não duas semanas e meia.
Os seis restantes são a zona de fronteira — os que ficam no meio, com mix equilibrado ou comprador de perfil incerto. Esses não se decidem por triagem, e nem deveriam: são precisamente os casos em que a conta precisa ser feita. A triagem não existe para responder por eles. Existe para que você chegue neles com tempo.
Por que o CNAE sozinho engana
Se você automatizar a triagem só pelo CNAE, ela vai errar — e vai errar com cara de certeza, que é o pior tipo de erro.
Pegue o 4744-0/99, comércio varejista de materiais de construção. O nome do código diz “varejista”, e a triagem por CNAE joga a empresa direto na camada 2, junto com a padaria. Só que metade dessas empresas fatura para construtoras e incorporadoras no Lucro Presumido, em pedido recorrente, com o comprador olhando crédito nota por nota. É fila quente disfarçada de varejo.
O inverso também acontece. O 4520-0/01, manutenção mecânica de veículos, pode ser a oficina de bairro que atende só pessoa física — ou a terceirizada que mantém a frota inteira de uma transportadora. Mesmo código, decisões opostas.
O CNAE descreve atividade. A decisão de setembro depende de cliente. São coisas diferentes, e só uma delas está na Receita. Por isso o campo mais valioso da triagem não vem de banco público nenhum: é o perfil de clientes que o escritório declara, cliente por cliente, em três opções — vende para consumidor final, vende para empresa, vende para os dois. Vinte segundos por CNPJ, e é o dado que salva a lista inteira de errar.
A triagem é probabilística. O descarte é que precisa ser prova.
Sejamos honestos sobre o que essa ferramenta é e o que ela não é: triagem não é laudo. É ordenação de fila.
Ela erra nas duas pontas. Descarta uma empresa que merecia análise, porque o cadastro estava desatualizado ou o perfil foi marcado às pressas. E promove uma empresa que, feita a conta, não tinha caso nenhum — custando os seus quarenta minutos. A segunda ponta é barata. A primeira é a que chega em janeiro.
O contador reclama que ninguém dá informação suficiente para decidir. O empresário reclama que só descobre o problema quando ele já custou dinheiro. E os dois têm razão — porque, no desenho dessa transição, quem tinha a informação em setembro é quem vai ser cobrado em 2027.
É por isso que o descarte precisa ficar escrito. Uma linha por cliente: CNPJ, critério que o eliminou, data e quem avaliou. Cinco minutos de registro para a carteira inteira.
“Avaliei e descartei” e “esqueci” têm exatamente a mesma aparência em janeiro de 2027. A diferença entre as duas frases não está no que você fez — está no que você consegue mostrar. Só uma delas sobrevive a um cliente perguntando por que o concorrente dele saiu do DAS e ele não.
Aquela carteira de 143 virou 19 análises, 6 contas de fronteira e 118 descartes documentados. O trabalho não encolheu porque alguém cortou caminho. Encolheu porque foi feito na ordem certa: primeiro a lista, depois a conta.
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Este conteúdo é educativo e não substitui a análise do caso concreto. A apuração e a responsabilidade técnica são do profissional que assina. Base normativa: Resolução CGSN nº 186/2026 e Lei Complementar nº 214/2025.